Приложение №6
Документ – зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать. Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), приравнивается к документу на бумажном носителе.
Для регистрации документа необходимо, чтобы у него были следующие реквизиты:
- наименование организации (ИП, физического лица);
- дата документа;
- регистрационный номер документа (рекомендуемый реквизит);
- подпись руководителя организации или лица, обладающего полномочиями на это (ИП, физического лица);
- печать (если имеется).
Копия документа – дословное воспроизведение машинописным, копированием, фото и другим способом всего текста документа, относящееся к определённому вопросу, факту или лицу, официально заверенное. Копия документа заверяется печатью организации.
Выписка из документа – дословное воспроизведение машинописным, копированием, фото и другим способом части текста документа, относящееся к определённому вопросу, факту или лицу, наименование документа, его номер и дата воспроизводятся полностью, официально заверенное. В выписке связанность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должна нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа ставится многоточие. Выписка из документа удостоверяется печатью организации.
Копии документов и выписки из документов должны быть заверены руководителем организации или лицом, обладающим на это полномочиями, тем самым удостоверяется их полное соответствие подлиннику и российскому законодательству. Лицо, заверившее копию (выписку), несет за это всю полноту ответственности.
Копия (выписка) оформляется и заверяется в установленном порядке. Заверительная подпись должна содержать следующие реквизиты: должность лица, заверившего копию (выписку); личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения; оттиск печати (при наличии).
Если документ выполнен на одном листе, то заверительная подпись ставится на оборотной стороне копии (выписки). Если документ состоит из нескольких листов, заверить можно либо каждый лист, либо оформить документ с прошивкой и опечатыванием прошивки бумажной наклейкой с надписью: «Прошито и опечатано листов» (количество листов указывается цифрами и в скобках прописью). Делается заверительная подпись, как указано выше, при этом оттиск печати должен захватить часть бумажной наклейки.
Каждый документ заверяется отдельно, запрещается сшивка нескольких отдельных документов.